خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمان ها برای دستیابی به اهداف است. مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندی ها نیست، بلکه دستیابی به اقلام مورد نیاز، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز است.
اهمیت دیگر فرآیندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباطهایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تداراکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می کند. علاوه بر بخش ها، فرآورده های بسیاری نیز در سازمان ها به وسیله فرآیند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.
مدیریت خرید ترکیبی از کارشناسی کیفیت و قیمت تجهیزات و ملزومات، مدیریت توزیع و مدیریت پشتیبانی و خرید میباشد. بخش خرید و تدارکات از فرآیند تهیه تا توزیع کامل تجهیزات و ملزومات و خدمات پس از فروش را در بر میگیرد.
شرح وظایف:
1-اجرای سیاستهای خرید مناسب مطابق با نیاز سازمان
2-تهیه و خرید کالا و خدمت پس از تائید تیم کارشناسی طبق فرآیند مربوطه
3-انجام معاملات جزء و متوسط طبق آییننامه مالی معاملاتی دانشگاه
4-بررسی و تایید مدارک واصله توسط فروشندگان
5-تنظیم اسناد کارپردازی و ارائه آن به واحد امور مالی و پیگیری مطالبات
6-نظارت بر کلیه امور مربوط به کارشناسان خرید وفق قوانین، مقررات و آیین نامه های مربوطه
7-بهره برداری از بانک اطلاعاتی جمع آوری شده از شرکتها و نمایندگیهای فروش
8-راهبری و پیگیری اهداف و سیاستهای کارگروه تخصصی اداره تدارکات دانشگاه
9-تهیه و تدوین بسته آموزشی جهت کلیه کارشناسان خرید دانشگاه و هماهنگیهای لازم جهت برگزاری آن
10- شرکت در جلسات استعلام بها قبل از خرید کالا
11-استفاده از سامانه ها در تنظیم اسناد و امور اداری
